Zabezpieczenia dokumentów w firmie — szafki metalowe kartotekowe

Przez każde przedsiębiorstwo przewija się cały korowód pracowników, a wraz z nimi ich najbardziej wrażliwe dane osobowe — adresy zamieszkania, numery pesel czy wysokość zarobków to dopiero początek informacji, za wyciek których każdy podwładny odwdzięczy się przełożonym procesem. Wprowadzenie aktu prawnego znanego jako RODO jeszcze podwyższyło poziom tajności, a nawet bez niego foldery oznaczone jako TOP SECRET były tymi, na widok których najbardziej świerzbiły ręce. Choć dla większości pracodawców sama kwestia uporządkowania i zorganizowania tych dokumentów to już duże wyzwanie, prawo wymaga od nich jeszcze ich należytej ochrony. Jak połączyć pożyteczne z jeszcze bardziej pożytecznym i nie zwariować? Dokładnie przekopaliśmy się przez oferty producentów wyposażenia i dziś prezentujemy Wam efekty tego wnikliwego śledztwa, czyli najważniejsze aspekty metalowych szafek kartotekowych.

Szafa kartotekowa metalowa — dokumenty pod czy poza kontrolą?

Powiedzonek na temat relacji na linii pracownik-pracodawca jest wiele. Gdy jednak w grę wchodzą wysokie kary i wielotysięczne odszkodowania, my przytaczamy jedno — strzeżonego Pan Bóg strzeże. Czarny scenariusz przewiduje kilka zakończeń — wyciek danych, zagubienie istotnej, niemożliwej do odtworzenia dokumentacji, chronologiczny nieporządek, który sparaliżuje pracę danej placówki. Wcale nie muszą być one skutkiem błędu (ani celowego, ani przypadkowego), niedopatrzenia czy nie uwagi pracowników. Tam, gdzie liczba dokumentów stale rośnie, po prostu łatwo o pomyłkę. W Twoim interesie (dosłownie) jest dołożenie wszelkich starań, by zminimalizować ryzyko jej wystąpienia. Wiesz, że pierwsze kary za złamanie przepisów RODO sięgają kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych? Taki nieplanowany wydatek może rozłożyć każdy biznes! Nasze szafki zamykane są na niewielkie, wygodne kluczyki, dlatego ich zawartość jest bezpieczna.

Szafa metalowa na dokumenty — kartoteki, segregatory, a może teczki?

Urządzający swoje pierwsze biuro przedsiębiorca może mieć wrażenie, że wylądował na innej planecie — szczególnie po przeczytaniu wymagań Sanepidu. Kwestia przechowywania dokumentacji nie budzi co prawda aż tylu kontrowersji, jednak chowa się tu pewien nie do końca oczywisty chochlik, który warto wyprostować już na samym wstępie. Istnieje różnica (i to zasadnicza) pomiędzy metalowymi szafami do przechowywania kartotek, a metalowymi szafami do przechowywania segregatorów i wiszących teczek. Może być ona nieuchwytna na pierwszy rzut oka, ale wystarczy zajrzeć do środka lub wczytać się dokładniej, a wszystko stanie się jasne. Teczki na kartoteki posiadają zwykle w nazwie informacje na temat rozmiaru papieru, na jaki zostały przewidziane (najpopularniejszy to A4).

Na kartotekach, teczkach i segregatorach możliwości producentów się jednak nie kończą. Część z nich umieszcza w swojej ofercie metalowe szafy na plany i mapy, a nawet na koperty.

Szafki biurowe metalowe — tym razem rozmiar nie ma znaczenia

Jak wynika z naszego doświadczenia, największy problem z organizacją firmowych dokumentów mają mniejsi przedsiębiorcy… a przynajmniej tak im się wydaje. Wielu z nich wychodzi bowiem z błędnego założenia, że wszelkie meble i inne elementy wyposażenia projektuje się wyłącznie z myślą o potężnych korporacjach. Tymczasem gdy do zagospodarowania masz raptem kilka segregatorów, pół szafy kartotekowej będzie stało puste, niepotrzebnie zajmując miejsce. Wystarczy jednak, by właściciele małych i średnich, a nawet jednoosobowych przedsiębiorstw, uważniej przyjrzeli się naszej ofercie, a znajdą w niej wiele metalowych szaf również mniejszych gabarytów. Najlepszym przykładem kompaktowych modeli jest szafka kartotekowa na dokumenty w rozmiarze A5, wyposażona w dwie lub trzy szuflady z przegrodą.

Szafki metalowe dokumentowe na miarę każdej działalności

Choć dziś skupiamy się przede wszystkim na różnicach, a więc na różnorodności, która pozwala dopasować metalowe szafy kartotekowe do każdej firmy, pora zwrócić uwagę na pewien wspólny mianownik. Wszystkie znajdujące się w naszej ofercie modele zaprojektowano tak, by można było wstawić je nawet do nieustawnego lub małego pokoju. Zamiast wybierać szerokie i przysadziste, postawiliśmy na smukłe, strzeliste szafy. Jeśli potrzebujesz ich więcej, ustaw po prostu jedną obok drugiej — tak, ten wariant producenci też przewidzieli, tak więc krawędzie szaf pasują do siebie.

Szafki metalowe do biura wcale nie muszą być szare

Skoro o dopasowaniu mowa, zerwijmy też ze stereotypem jasnoszarej metalowej szafki dokumentowej. Faktycznie, popiel to zwykle standardowy kolor, ale nie jedyny dostępny. Metal, z którego wykonuje się ten typ szafek nadaje się do malowania proszkowego, a w ofercie znajduje się kilka kolorów z palety RAL.

Biura, gabinety, placówki medyczne, szkoły, archiwa, recepcje — to pierwsze miejsca, kojarzące się nam z większą ilością dokumentacji. Stanowią one jednak dopiero początek długiej liczby przedsiębiorstw, posiadających obowiązek dbania o bezpieczeństwo danych klientów czy kontrahentów. Nie zawsze musi jednak chodzi o wyciek informacji — czasem jest to kwestia zachowania porządku, który umożliwia sprawne funkcjonowanie. Tak czy inaczej, zakup metalowej szafki kartotekowej to inwestycja, której nie pożałuje żaden przedsiębiorca!