Któż z nas nie kocha firmowych spotkań, narad i konferencji? Przebiegają zawsze według planu, trwają krótko, nie psują harmonogramu dnia, a przede wszystkim prowadzą do konkretnych i konstruktywnych wniosków. No dobra, trochę przesadziliśmy — prawda jest taka, że briefingi, kolegia i zebrania boleśnie często są zwyczajną stratą czasu. Zawsze pojawi się kilka niezaplanowanych wątków, ktoś się spóźni, ktoś musi wyjść, rzutnik nie działa, nie ma Internetu, ekspres do kawy się popsuł… tej wyliczanki moglibyśmy nie kończyć. No ale bez takich spotkań właściwie nie da się żyć (w znaczeniu zawodowym, oczywiście). Dlatego sala konferencyjna jest w każdej większej firmie. W niej zaś powinien znaleźć się elegancki, praktyczny stół. Przynajmniej dla gości.
Dobry stół konferencyjne wcale nie musi być ogromny. Jeśli Twoja firma liczy tylko parę osób, ludzi pracują w niewielkich zespołach lub Twój kontakt z klientem ogranicza się głównie do telekonferencji, spokojnie możesz odpuścić sobie mebel rodem z Ostatniej Wieczerzy. Nie przeginaj jednak w drugą stronę — do sal konferencyjnych zwykle udajemy się ze sporą teczką papierów, które trzeba gdzieś rozłożyć. Gdyby takie spotkanie mogły odbywać się przy zwykłych biurkach, nikt nie inwestowałby w specjalne pokoje. Idealny stół konferencyjny powinien więc być… w sam raz.
W salach konferencyjnych rzadko ograniczamy się tylko do dyskusji. Często łączymy się z klientem lub wyświetlamy coś na rzutniku. Wysoce prawdopodobne więc, że na stole konferencyjnym będzie musiało znaleźć się miejsce na sprzęt do telekonferencji i videokonferencji, a także na wspomniany już projektor. Miej to na uwadze, oszacowując rozmiar mebla pod kątem potrzeb firmy.
Chociaż w firmach dominują stoły prostokątne, równie dobrym rozwiązaniem może okazać się model trójkątny. Dzięki temu kształtowi rozmówcy mogą nawiązać podczas dyskusji kontakt wzrokowy, zaś na samym środku zostaje idealne miejsce na sprzęt konferencyjny. Oczywiście, do takiego stołu zasiąść może ograniczona liczba osób (no chyba, że sprawisz sobie mebel inspirowany Okrągłym Stołem z 1989 roku), co czyni je idealnym miejscem do prowadzenia rozmów lub tajnych negocjacji w ściśle wyselekcjonowanym gronie.
Niezależnie od rozmiaru firmy, praktycznie każde przedsiębiorstwo prędzej czy później mierzy się z problemem braku miejsca. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo rozwija się w szalonym tempie to oczywiście gratulujemy, może się jednak okazać, że rzadziej używaną salkę konferencyjną trzeba będzie przerobić na kolejny gabinet. W takim wypadku zaopatrz się w składany stół konferencyjny, który w odpowiedniej chwili po prostu zjawi się na samym środku, ratując negocjacje prowadzone dotychczas wyłącznie przez telefon. Taki superbohater to rozwiązanie dużo prostsze i przyjemniejsze, niż wizja przeprowadzki, prawda?
Stół konferencyjny to jeden element równania. Drugi to samo pomieszczenie. Ze względu na rozmiar, kształt czy usytuowanie zwykle dość oczywiste jest, który pokój pełnić ma tę zaszczytną rolę. Skoro o rozmiarach już mowa, to nie tylko wymiarami stołu powinieneś się przejmować — znaczenie ma także metraż samego pomieszczenia, a raczej wielkość stołu konferencyjnego w kontekście wielkości sali konferencyjnej. Biurowe pomoce naukowe obejmują zwykle ścieralne tablice, tablice planu rocznego, miesięcznego lub tygodniowego, flipcharty (czyli te stojące) i wiele, wiele innych. A to wszystko trzeba gdzieś pomieścić. Nie wstawiaj więc do sali stołu, który szczelnie wypełni całą wolną powierzchnię, nie zostawiając miejsca na swobodny ruch.
Co prawda przeznaczenie sal konferencyjnych jest dość oczywiste, w praktyce zdarza nam się jednak robić w nich mniej oczywiste rzeczy. Porannym odprawom często towarzyszy kawa, a podsumowaniom bardziej konkretna przekąska. Firmy, które nie mają pomieszczenia socjalnego, a jedynie samą kuchnię, same często zachęcają swoich pracowników do wspólnych posiłków w pokojach do zebrań. Dlatego na stołach konferencyjnych znajdziesz więcej, niż tylko zapomniane dokumenty — pod nimi kryją się często ślady po kawie, a nawet jedzeniu. Weź to pod uwagę, wybierając model stołu. Większość firm decyduje się na blaty pokryte okleiną. Ta dobrej jakości do złudzenia imituje drewno, jest za to znacznie prostsza do mycia i konserwacji. Łatwiej usuniesz też z niej ślady długopisu lub markera.
Sala konferencyjna bez stołu to po prostu zwykłe, puste pomieszczenie. Tak samo, jak dopiero stół czyni z jadalni jadalnię, tak dopiero stół konferencyjny czyli z sali konferencyjnej serce Twojej firmy. Jak widzisz, nawet właściciel mniejszego biura może z powodzeniem sprawić sobie reprezentacyjny mebel. Najważniejsza jest jednak jego praktyczna strona, sprzyjające niełatwym i długim debatom.